Parola ai Lead Organizers: un team che fa la differenza

Due studenti della magistrale dell’Università Cattolica, che coincidenza vuole portino lo stesso nome, pensano a come introdurre l’atmosfera degli illuminanti TEDTalks all’interno dei chiostri dell’Università. Riescono a coinvolgere molti giovani, come loro affascinati dall’impresa e in poco tempo diventano co-founder di TEDxUNICATT. Dopo gli imprevisti del 2020, che hanno portato alla cancellazione dell’evento a pochi giorni da esso, sono riusciti a dare forma a TIME, il primo grande evento che parla del tempo, insieme ad un team motivato e determinato.

Quali sono le difficoltà che avete affrontato in questo percorso e quali invece i punti di forza che contraddistinguono il progetto?


Matteo B: La difficoltà in primis è gestire il team: è la cosa più difficile che si impara solo con l’esperienza. Nessuno te lo insegna, non è una di quelle cose che si studia sui libri, e se non c’è coordinazione tra i membri del team (che non va dimenticato, sono tutti studenti e volontari), diventa un caos. Poi ovviamente un’altra maggiore difficoltà è far decollare un nuovo progetto, con tutto ciò che ne comporta. Tra i punti di forza vi è sicuramente il fatto che il TEDX è uno strumento per veicolare conoscenza e non può trovare luogo migliore se non nell’Università: il luogo per eccellenza dove veicolare conoscenza. Qui il TEDX ha trovato terreno fertile e un forte supporto dal Preside della facoltà di Economia, dal Rettore, dal Direttore della Comunicazione. 

Qual è il luogo in cui  progetto di TEDxUNICATT  ha mosso i primi passi? Cosa vi ha spinti a scegliere proprio la realtà TED per veicolare idee di valore, piuttosto che magari utilizzare altri format?

Matteo S: TED, per chi lavora nella tecnologia e nell’innovazione, è un’icona, un must, è un mondo in cui chiunque si vorrebbe occupare di innovazione o tecnologia vorrebbe fare in parte. Questo perchè è un luogo dove ciascuno può dare  il tuo contributo, contribuendo alla formazione di un pensiero laterale, omnicomprensivo e diverso rispetto a un’informazione meno strutturata di altri media tradizionali.  Poter ispirare le persone e far vedere loro futuri alternativi in cui l’essere umano può reiventarsi è la chiave per un futuro migliore, sia per noi stessi che per gli altri.

Addentriamoci nella struttura interna del vostro team: di che cosa si occupano le diverse aree? Qual è anche il vostro ruolo all’interno del gruppo? E soprattutto, tra le soft skills che ogni membro dovrebbe possedere, quanto contano la motivazione personale e il team building?

Matteo B: Ora come ora siamo divisi in area marketing, evento, creative-it e speaker. Marketing si occupa di tutta la brand identity e di curare la comunicazione sui social e sulla newsletter. Area evento coordina e gestisce tutto l’evento sia dal punto di vista tecnico e logistico, sia dal punto di vista dell’engagement, per assicurarsi che il pubblico si goda l’evento, che sia online, o fisico. L’area creative-it è composta dal web, da video e da design: aree abbastanza tecniche che interagiscono tra di loro, producono contenuti e offrono supporto alle altre aree.  Infine area speaker si occupa della selezione, del contatto e della gestione degli speaker stessi. Poi ci siamo io e Matteo, gli organizer: coordiniamo un team che sta crescendo sempre di più, per ciò bisogna far sì che siano tutti allineati e bisogna evitare asimmetria informativa. A proposito dei membri del team, Il primo requisito per entrare in TEDxUNICATT è la motivazione: se non ti interessa quello che stiamo facendo, cioè veicolare idee, conoscenza e innovazione, ma lo fai solo per il curriculum, non reggi due giorni. quello che ho visto nel tempo a livello di competenze è che preferirò 100 volte di più una persona con 0 competenze ma con la giusta motivazione e il giusto mindset, rispetto a qualcuno che ha le hard skills ma magari non condivide la nostra vision. La chiave per far girare tutto questo meccanismo, sia 20 persone o siano 20 mila persone come molte aziende, è la vision.

Quali sono le fasi da seguire per pianificare l’evento TEDxUNICATT? Quali gli esterni coinvolti e quali le tempistiche da rispettare per arrivare pronti?

Matteo B: Non c’è la ricetta perfetta per l’organizzazione di un evento, TEDxUNICATT tendiamo a concepirlo come un progetto più ampio e non collegato all’evento stesso: è uno strumento per veicolare informazioni, conoscenze e innovazione. TEDxUNICATT non è solo l’evento principale, ma è tutti gli eventi satellite, come TEDxCOUNTDOWN, il Podcast, e qualsiasi iniziativa con lo stesso scopo. Sicuramente l’evento è l’aspetto più time consuming del progetto: in primis bisogna capire il format, se sei un’Università, una città, o un’azienda. Quindi dopo aver capito quello devi capire con chi interfacciarti, quindi come nel caso nostro, se sei un’Università per utilizzare il nome dell’Università serve l’approvazione. Segue tutta la parte più burocratica: mandare la licenza a TED (che si prende fino a 8 settimane per dare l’approvazione) e mettere in piedi un team, che è la cosa più importante. Con il team abbiamo strutturato un evento inizialmente in maniera ideale, poi gli abbiamo dato forma, piano piano: è impossibile dal giorno 1 sapere come sarà l’evento, si perfeziona nel corso del tempo. 

Passiamo proprio all’evento di quest’anno, a TIME. Cosa vi ha spinto a scegliere il tema del tempo per l’evento del 7 marzo 2021? 

Matteo S: Il tema del tempo fu deciso 2 anni fa durante gli incontri di brainstorming in cui fu creato il team di TEDxUNICATT. Non c’è stata una scelta singola, o tra Lead Organizers: ci siamo confrontati per decidere tutti assieme. Il tempo è stato ciò che all'unanimità ha messo d'accordo tutti: rientrava perfettamente con l’idea di fare un evento durante il centenario della Cattolica (seguendo un filone di eventi dove l’elemento principale sarà il collegamento con il passato e la visione verso il futuro) e soprattutto è un tema che appassiona. Sul tempo non tutto ancora è stato scoperto, sia dal punto di vista scientifico e fisico sia da quello culturale, filosofico se vogliamo: l’idea stessa di tempo è cambiata radicalmente nei secoli. Oggi, dopo quello che abbiamo vissuto nell’ultimo anno causa pandemia, il tempo è ancora più rilevante: a causa del lockdown la nostra percezione dell’abitudine, dello scorrere del tempo nelle nostre giornate è cambiata, e tutti ne vediamo le conseguenze. Poter parlare di ciò, trarre lezioni, aspirazioni, porre domande e cercare risposte, significa portare innovazione e accendere la scintilla nelle persone. Questo è proprio l’obiettivo di TEDxUNICATT: dare alle persone nuovi stimoli, domande e prospettive.

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